属人性とは？ビジネスにおける意味から具体的な解消法までわかりやすく解説

「チームの業務が特定の人に依存していて、このままで大丈夫だろうか」「あの人がいないと仕事が回らないけれど、どうすればいいのか分からない」——そんな悩みを抱えていませんか。担当者の急な休みや退職で業務が止まるかもしれないという不安は、多くの管理職が直面する課題ではないでしょうか。

多くの企業では、人手不足や日々の業務の忙しさから、情報共有や教育の仕組みを整える余裕がないのが実情です。その結果、業務のノウハウが個人の頭の中にしかないなくなり、いわゆる「属人性」が高い状態が生まれてしまいます。これが、業務の品質が安定しなかったり、新しいメンバーの育成に時間がかかったりする根本的な原因となりがちです。

この記事では、属人性とは何かという基本的な意味から、具体的な解消ステップ、さらには個人の強みをチームの力に変える新しい向き合い方までを、わかりやすく解説します。

属人性とは？ビジネスにおける意味を解説

ビジネスシーンでよく使われる「属人性」とは、特定の業務が個人のスキルや知識、経験に大きく依存している状態を指す言葉です。

業務の手順や判断基準がその人にしか分からず、他の人では代替できない状況を意味します。この「属人性」という概念を理解することは、チームの課題を解決する第一歩となります。

「あの人しかできない仕事」が生まれている状態

より具体的に言うと、「あの人にしかできない仕事」や「あの人がいないと進まない業務」が存在している状態が、属人性が高い状態です。

例えば、以下のようなケースが挙げられます。

• 長年の経験で得た独自のノウハウで顧客対応をするベテラン営業担当者
• 複雑な社内システムの修正を一人で担当している情報システム部の担当者
• 特定の分析ツールを使いこなせる唯一のマーケティング担当者

これらの担当者は組織にとって貴重な存在ですが、同時に業務がその個人に集中し、他のメンバーが関与できないというリスクをはらんでいます。

「属人性が高い」とはどういう意味か

「属人性が高い」とは、業務プロセスがブラックボックス化している危険な状態を意味します。

担当者本人は効率的に業務を進めているつもりでも、周囲からは「何をやっているのか分からない」「どういう基準で判断しているのか不明」という状況に見えます。

このような属人性が高い状態が続くと、担当者が不在の際に業務が完全に停止してしまったり、ミスやトラブルが発生した際に原因究明が困難になったりする可能性があります。

属人化のメリットとデメリット

属人化は必ずしも悪いことばかりではありません。個人の高い専門性を活かせるという側面もあります。しかし、組織運営の観点からは、デメリットの方が大きくなるケースがほとんどです。

ここでは、属人化がもたらすメリットとデメリットの両面を正しく理解し、なぜ解消すべきなのかを考えていきましょう。

属人化によって得られる3つのメリット

属人化には、限定的ではありますがいくつかのメリットも存在します。公的機関の資料でも指摘されているように、個人の能力発揮につながる側面も持ち合わせています。

1. 専門性の高いアウトプット
   特定の分野に精通した担当者が業務を行うことで、高品質な成果が期待できます。その人のスキルや経験が最大限に発揮され、他の人には真似できないレベルの仕事が生まれることがあります。
2. 担当者の責任感・モチベーション向上
   「この仕事は自分にしかできない」という状況は、担当者の責任感や仕事へのモチベーションを高める要因になり得ます。専門家として頼りにされることで、やりがいを感じやすくなります。
3. 迅速な意思決定と実行
   業務の全体像を一人で把握しているため、他者との調整や確認作業が不要になり、意思決定から実行までのスピードが速くなる場合があります。

注意すべき5つのデメリット（リスク）

一方で、属人化を放置することによるデメリットは非常に大きく、企業の存続に関わる深刻なリスクに発展する可能性があります。

1. 業務のブラックボックス化
   業務プロセスが担当者個人の頭の中にしか存在しないため、他の誰もその内容を把握できません。これにより、業務改善の機会を失ったり、不正の温床になったりするリスクがあります。
2. 担当者不在時の業務停滞
   担当者が休暇、休職、退職などで不在になると、業務が完全にストップしてしまいます。これは事業継続における重大なリスクであり、顧客からの信頼を失う原因にもなります。
3. 品質の不安定化・低下
   業務の品質が担当者のスキルやその日のコンディションに左右されるため、安定しません。また、担当者一人で業務を抱え込むことで、ダブルチェックの機会がなくなり、ミスが発生しやすくなります。
4. 技術・ノウハウの継承断絶
   多くの企業が課題として認識しているように、ベテラン社員が持つ貴重な技術やノウハウが組織に蓄積されず、その人が退職すると共に失われてしまいます。これは企業の競争力を長期的に低下させる要因です。
5. 新人や後任の育成が困難になる
   業務が標準化されていないため、新しく入ったメンバーに仕事を教えることが非常に難しくなります。教育に時間がかかりすぎたり、結局「見て覚えろ」という非効率な状態に陥りがちです。

なぜ業務の属人化は発生するのか？主な3つの原因

属人化は、特定の個人の性格や意識の問題だけで発生するわけではありません。多くの場合、組織の構造や文化、リソース不足といった複合的な要因が絡み合って生まれます。

自社の状況と照らし合わせながら、根本的な原因を探ってみましょう。

1. 業務内容が高度・複雑でマニュアル化しにくい

業務そのものが高度な専門知識や長年の経験を必要とする場合、属人化しやすくなります。

例えば、職人の技術、研究開発、複雑な法律や会計の知識を要する業務などがこれにあたります。手順を単純に書き出すだけではノウハウが伝わらず、マニュアル作成自体が困難であるため、結果的に特定の人に依存せざるを得ない状況が生まれます。

2. 情報やノウハウを共有する文化・仕組みがない

組織内に、情報やノウハウを積極的に共有する文化が根付いていないことも大きな原因です。

「自分の知識は他人に教えたくない」という個人の意識の問題だけでなく、そもそも情報共有を行うための定例会議やツール、評価制度といった「仕組み」が存在しないケースも少なくありません。成功体験も失敗談も共有されなければ、組織としての学習は進まず、各々が自己流で仕事を進めることになります。

3. 人材不足で引き継ぎや教育の余裕がない

多くの中小企業が直面している「人材不足」も、属人化の大きな要因です。

公的機関の調査でも、半数以上の企業が人手不足を感じているというデータがあります。日々の業務に追われ、新しい人材を育成したり、業務マニュアルを作成したりする時間的・精神的な余裕がないのです。その結果、即戦力であるベテラン社員に業務が集中し、引き継ぎや標準化が後回しにされ続け、属人化がさらに深刻化するという悪循環に陥ります。

属人化を解消するための具体的な5つのステップ

属人化は根深い問題ですが、正しい手順を踏めば必ず解消できます。重要なのは、一度に完璧を目指すのではなく、できることから着実に進めることです。

ここでは、明日からでも始められる具体的な5つのステップを紹介します。

ステップ1. 現状把握：誰が・何を・どのように行っているか可視化する

最初のステップは、現状を正確に把握することです。「誰が」「何を」「どのように」行っているのかを客観的に可視化します。

具体的な方法としては、「業務一覧表」や「スキルマップ」の作成が有効です。

• 業務一覧表：部署内のすべての業務を洗い出し、それぞれの主担当者と副担当者を明確にします。これにより、どの業務が特定の人に集中しているかが一目で分かります。
• スキルマップ：縦軸に業務内容、横軸にメンバーの名前を並べ、各業務の習熟度を◎、〇、△などで評価します。これにより、チーム全体のスキルバランスや育成すべきポイントが明確になります。

この段階では、良し悪しを判断するのではなく、まずは事実をありのままに書き出すことに集中しましょう。

ステップ2. 業務の標準化：マニュアルや手順書を作成する

次に、可視化した業務の中から、優先順位の高いもの（特に属人化が深刻でリスクが高い業務）を選び、標準化を進めます。

標準化の基本は、誰がやっても同じ成果を出せるように、業務の手順や判断基準を明文化したマニュアルや手順書を作成することです。

ただし、「作っても読まれない」マニュアルにならないよう、以下の点を意識することが重要です。

• シンプルで分かりやすく：長文ではなく、箇条書きや図、スクリーンショットを多用する。
• 動画を活用する：複雑な操作や言葉で説明しにくい作業は、スマートフォンで撮影した簡単な動画マニュアルが非常に効果的です。
• テンプレートを用意する：誰でも同じ形式で作成できるように、簡単なテンプレートを用意しておく。

ステップ3. 情報共有の仕組み化：ノウハウを個人の頭からチームの資産へ

マニュアルを作成しても、それが個人のPCに保存されているだけでは意味がありません。誰もがいつでもアクセスでき、簡単に検索できる「情報共有の仕組み」を整えることが不可欠です。

近年では、特別なスキルがなくても使える便利なツールがたくさんあります。

• ビジネスチャットツール：SlackやMicrosoft Teamsなどで、業務ごとのチャンネルを作成し、質疑応答やノウハウを気軽に投稿する。
• ナレッジ共有ツール：ConfluenceやNotion、esa.ioといったツールを使い、マニュアルや議事録を一元管理する。検索性が高く、共同編集も容易です。
• クラウドストレージ：Google DriveやDropboxなどを活用し、ファイルやフォルダの命名規則を統一して、誰でも必要な情報を見つけられるようにする。

大切なのは、情報を「個人の引き出し」から「チームの共有棚」に移すことです。これにより、暗黙知が形式知に変わり、組織全体の資産となります。

ステップ4. 業務の平準化：複数人で担当できる体制を作る

仕組みを整えたら、次は実際に「あの人がいなくても大丈夫」な体制を作ります。これを業務の平準化と呼びます。

具体的には、一つの業務を複数のメンバーが担当できるように、意図的に業務を分散させます。

• ジョブローテーション：定期的に担当業務を入れ替えることで、多能工化を促進します。
• ペアプログラミング／ペアワーク：二人一組で一つの業務を行うことで、自然な形でノウハウの共有やスキルの移転が進みます。
• 副担当者制度の徹底：すべての業務に必ず副担当者をつけ、主担当者が不在の際には副担当者が対応できる体制をルール化します。

これにより、特定個人への業務の集中を防ぎ、チーム全体の対応力を高めることができます。

ステップ5. 定期的な見直しと改善

属人化の解消は、一度仕組みを作って終わりではありません。業務内容は日々変化し、新しいノウハウも生まれます。作ったマニュアルやルールが陳腐化しないよう、定期的に見直し、改善していく活動が不可欠です。

例えば、半年に一度は業務フローやマニュアルの内容を見直す機会を設けたり、日々の業務で発生した変更点はすぐに共有ルールを更新したりするなど、継続的な改善を文化として根付かせることが重要です。

【発展】個人の強みを活かす「ポジティブな属人性」との向き合い方

ここまで属人化を解消する方法について解説してきましたが、属人性は本当に「絶対悪」なのでしょうか。

実は、すべての属人性をなくせば良いというわけではありません。個人の高い専門性や「匠の技」は、企業の競争力の源泉です。重要なのは、リスクのある「ネガティブな属人性」は解消しつつ、強みとなる「ポジティブな属人性」は組織の資産として活かすという視点です。

「匠の技」をチームの資産に変えるには？

エース社員が持つ高度なスキルや経験は、無理に標準化しようとすると、その価値が失われてしまうことがあります。

そこで重要になるのが、そのエース社員を「プレイヤー」としてだけでなく、「教育者」や「メンター」として位置づけることです。彼らの持つノウハウを言語化し、他のメンバーに伝える役割を担ってもらうのです。

例えば、定期的に勉強会を開催してもらったり、若手社員のレビューを担当してもらったりすることで、その「匠の技」のエッセンスが組織全体に還元され、チーム全体のスキルが底上げされます。これは、優秀な人材のモチベーションを維持しつつ、組織力を高めるための有効なアプローチです。

属人化解消の目的は「個性をなくすこと」ではない

属人化解消の最終的な目的は、メンバーの個性をなくすことではありません。

目的は、「誰かがいなくなると業務が止まる」というリスクをなくし、チームとして安定的に高いパフォーマンスを発揮できるようにすることです。

日常的な定型業務は徹底的に標準化して誰でもできるようにする（守りの業務）。一方で、新しい価値を生み出す創造的な業務や、高度な専門性が求められる業務では、個人の裁量や強みを最大限に活かす（攻めの業務）。この「守り」と「攻め」の業務を見極め、メリハリをつけてマネジメントすることが、多様な人材が活躍できる強いチームを作ることにつながります。

まとめ

本記事では、「属人性とは何か」という基本的な意味から、そのメリット・デメリット、発生原因、そして具体的な解消ステップまでを解説しました。

属人性とは、特定の個人に業務が依存している状態であり、放置すれば業務停滞や技術継承の断絶といった深刻なリスクにつながります。しかし、正しいステップを踏めば、この課題は必ず乗り越えられます。

まずは、自社の状況を可視化することから始めてみてください。そして、完璧を目指さず、小さな一歩を踏み出すことが重要です。

属人化の解消は、単なるリスク管理ではありません。それは、個人の強みをチームの資産に変え、組織全体を成長させるためのポジティブな活動なのです。